Demateralizzazione e Digitalizzazione Documentale

Grazie all’utilizzo di avanzate tecnologie, Maf Consulting è in grado di offrire ai Clienti il servizio di digitalizzazione e gestione elettronica degli archivi.
La conversione dei documenti cartacei in immagini infatti oltre ad essere una soluzione innovativa comporta un vantaggio per il cliente grazie alla facile e rapida consultazione ed all’eliminazione dei costi relativi.
La digitalizzazione e la gestione elettronica dei documenti prevede lo svolgimento di diverse attività suddivise in tre fasi principali.

Normalizzazione Della Pratica

Questa prima attività comprende le operazioni di preparazione fisica della documentazione, propedeutica alla lavorazione con le apparecchiature scanner.
In questa fase avviene infatti l’eliminazione di punti metallici, fermagli e piegature dai fogli, l’individuazione di eventuali serie documentali di appartenenza ed infine il posizionamento dei fogli per l’inserimento nelle apparecchiature scanner.

Scansione Della Pratica

Attraverso l’utilizzo di scanner professionali di ultima generazione la documentazione viene acquisita su supporto ottico. In questa fase vengono effettuati alcuni controlli con l’obiettivo di massimizzare la qualità delle immagini acquisite, la verifica riguarda principalmente la pulizia delle immagini la loro rotazione in senso di lettura e l’eliminazione di eventuali pagine bianche.

Creazione File

Terminato il processo di digitalizzazione, il file contenente le immagini e gli indici prodotto viene lavorato dagli operatori informatici per la produzione dei diversi supporti digitali richiesti dal cliente (CD rom, FTP, DVD o altro).

Vantaggi

I vantaggi legati alla digitalizzazione documentale, come fase del processo di de-materializzazione, sono molteplici e valgono sia per le aziende con strutture amministrative complesse sia per aziende piccole e medio-piccole che vogliano stare al passo con l’innovazione.

• Risparmio sui Costi di gestione archivio
• Eliminazione/riduzione di strutture e spazi previsti per lo stoccaggio
• Allungamento vita del documento grazie alla conservazione digitale
• Documenti leggibili nel lungo periodo
• Reperibilità immediata e semplificata
• Miglioramento delle attività di duplicazione o condivisione del documento